正しい会議の進め方:平等に発言するための工夫

働き方 1月 18, 2017 No Comments

Webデザイナーの平尾誠です。
私は前職のWeb制作会社で人事や採用に取り組んだことのある珍しい人です。
Web制作会社の規模はおおよそ30名までの会社がすごく多いと思います。たいていの場合、人事や採用は経営者・社長がすることが多いです。
その規模の中で人事に取り組めたことはとても有意義でした。
この記事ではその時の体験談を交えてお伝えするものです。

前回に続き、会議を長引かせず有意義なものにするための工夫を書いていきます。
あなたの会社の会議では、毎回発言する人が同じになっていませんか?

正しい会議の進め方シリーズ(いきなりシリーズ化。これからもしばらく小分けに書く予定)では、ブレストや簡単な打ち合わせレベルの話ではなく、ワンランンク上の経営会議などの会社の指針や方針を決定する会議をイメージしております。

では正しい会議の進め方:こんな人は会議に参加してはいけない編に続き、今回は平等に発言するための工夫を考えていきたいと思います。

前回でもありました通り、会議では人によってたくさん発言する人や、まったく発言しない人など、ばらつきがあります。
そこでとっても効果的な会議の発言方法をお伝えします。
用意するものは

  • ポストイット(付箋)
  • サインペン
  • ホワイトボード

この3つです。

ポストイットに書けば発言しやすい

これは盲点でした。上のイメージ写真よりもずっと大きい10cmから15cmくらいのものが理想です。
人は書くと自分の頭の中で、推敲・反芻しながら意見をまとめていきます。
そして、自然にポストイットを渡されると書かなければいけなくなるんですよね。

ファシリテーター(司会進行)が出す課題に対してポストイットにサインペンで書き込んで2分以内で発言しましょう。
課題によっては2枚〜3枚ポストイットを使っても構いません。

あと5秒で思いつきで書いても、30分考えて書いても答えは86パーセント同じです。どんどん書きましょう。

メリット1.発言のハードルが下がる

どうしても声に出して発言するとなると、口下手な人は損をします。それに書くより時間もかかる。
ですがポストイットに書くとなると自然に書けてしまいます。
とっても嫌なことが言いやすいんですね。これはとっても大切なことだと思います。
話すのが苦手な人だってポストイットでは饒舌になります。

そして書いたポストイットをホワイトボードに貼っていきましょう。
同じ意見が複数あっても大丈夫です。複数あるということがわかるようにホワイトボードに貼っていきます。

メリット2.意見を比べることができる

みんなの意見を比べることができるし、自分の意見もあとで見ることができます。
あとカテゴリーわけなんかも簡単にわかりやすくできます。
これとこれは同じかな?とか似てるけど違うとか。
とても可視化すると細分化しやすいのです。

「私が言うには〜」をつけて発言する

「私が言うには〜」をつけると発言者は、その発言に対して責任を持とうとするんです。
自分にも言っている気がする、もっと言えば宣誓しているからです。とっても不思議です。

「私が言うには〜」をつけて発言されると、周りは自分と違う意見に耳を傾けやすい。

例えば、

『私が言うには、このホワートボードは黒です。』

と、言われると、誰が見ても白やん!!ってまず思いますが、なぜそう思うのか興味がわくんです。
周りの反応が少し違ってきます。社外での打ち合わせでも使い勝手がいいので試してみてください。

提案の言い方をフォーマット化する

結論が先に、理由は後に言います。

提案があります。○○○△△△にしてください。なぜならば、□□□□だからです。

このフォーマットで提案をしましょう。
例えば、

『提案があります。売り上げ目標を1000万にしてください。なぜならば、利益を100万残すには少ないからです。』

『だってそれ○○○なんじゃないかー。△△△だと思うんだけどなー』とか言うのかなり無駄です。
このフォーマットに沿って発言することによって、周りくどい否定をやめさせます。

大切なのは否定をするくらいなら、それに変わる提案をすること。
その場で正解か不正解かを決めるのではなくとにかく自由に発言して、意見をすり合わせていくことが大事です。
慣れるまで違和感を感じまくりですが、大丈夫です。
みんな会議の方法など習ったりしないので、自前の方法で発言しているだけです。
これをすることで社長の意見も、部長の意見も、課長のお意見も、近い熱になります。

質問に見せかけた否定をやめさせる

これはその会議にいる一番偉い人や、意思決定者がやりがちなやつです。

『800万の売り上げじゃあ少ないよね?後200万くらいならいけるんじゃない?なんなの目標低くないのそれ?』

結構むかつきますよね。
この質問が会議室の中を自由勝手に飛び回ると、否定的でモチーベーションが上がりにくい会議になります。
個人的な解釈だけが先行して、会話が進んでしまうのを防ぎましょう。

まとめ

たいていの場合、課員の役職や、職種によって解釈と事実は異なるのです。
正しい会議の進め方と銘打ちましたが、会議の方法なんて習えるものでもありません。
とにかく思ったことを勝手に発言するよりは、これらの方法を使って、整理整頓しながら発言した方が有意義になります。
どれだけIoTされても、ポストイットで発言なんていうアナログな手法、まだまだ残るものはあると思います。

是非お試し下さい。

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