正しい会議の進め方:こんな人は会議に参加してはいけない編

働き方 1月 15, 2017 No Comments

どうもWebデザィナーの平尾誠です。
年も明け、皆さんの会社でも、2017年の抱負を発表したり、会議で新しい方針を決定することがあるかと多いのではないでしょうか?
現在私は、ノマド生活を求めて、東京の都心から離れた湘南でゆったりとフリーランスとニートの間のような生活をしております。

私は直近のWeb制作会社ではエンジニアのリーダーと人事を兼任していました。
とても会議に割かれる時間が多かったです。ですが、Web制作会社で経営に直接関わる会議に出席できて学ぶことがたくさん多かったことも事実です。
当然何も決まらなくて全く意味のない会議をすることが多かったので、何回かにわたって正しい会議のあり方について考えていきたいと思います。

では、すぐにできる会議の進め方始めます。

事前に会議の内容をみんなにメールしておく

効果的なのだが、あまりしている人は少ないのではないだろうか。
みんなが着席してから「えー今日の議題はー。。。」などとスタートしてしまってはとても時間がもったいない。
なぜなら、事前に答えを用意して会議に臨めるからだ。その場で答えを考えて模索するのではなく、討論試合、ぶつけあいながらブラッシュアップしていくべきである。

会議の進行も細かく決めておくこと

ファシリテーター(司会者)は進行係はおおよその予定時間を把握しておくことが重要。

クライアントの問題:3分
置かれている状況:5分
担当者の選定:5分
など。

また全体の会議時間は15分単位で決めることをお勧めする。
時間は細かく刻んでスケジューリングする方がいい。30分単位で会議をスケジュールに組み込んでしまうと、ダラダラ伸びる傾向にある。
約束の守れない組織はいつでも守れない。

改めて今日のゴールを伝える

さあ、会議が始まった。

会議の冒頭に今日はこれを決めたら終わりですということを改めて伝えよう。
おもしろいブレストがあったりして意見が活発になることはいいことだが、本題から逸れてしまわないように最初にシメておこう。

こんな人は、会議に参加させてはいけない

・否定する人
・アイデアを出さない人
・発言しすぎる人
・すぐにマウントを取ろうとする人物

とても大切なのはココ。
会社の中で、経験や実績を残している人ほど、人のアイデアを遮ったり、マウントを取ろうとする。
ファシリテーターとなる人物は必ずこの出しゃ張るスタッフから出る攻撃的なオーラを殺してしまおう。
言っても言うことをきかない場合は退場していただくのがいい。それくらい強い姿勢でファシリテーターは会議を取り仕切ろう。

必ず否定する人もいる。また追って詳しく説明するとして、否定はしてはいけない。
否定ではなく、それに変わる新たな提案をすることが有意義で正しい会議のあり方だと思う。

また、発言をしない人も同じで後で決定事項を書いた議事録に目を通してもらえばそれで良い。

無駄な話が多い人は、大歓迎である。だいたい、居酒屋で悪ノリで話してた内容なんかのほうが皆んなやる気になったりする。 その場の発言するハードルをどんどん下げて、くだらねーなーと言われることもどんどん言ってしまおう。
周りもできるだけ愉快にするように努めよう。

全員が平等に発言しているかに気をくばろう

経験やバックボーンが違う人たちが集まれば集まるほど、創造的なアイデアが生まれることが多い。
少人数の人が会話を支配していると、それぞれに責任感が生まれない。
なんとなく決定したことに従っている人が増えてくる。
ファシリテーターは全員が平等に発言しているかに気をくばろう

まとめ

会議には正しいフォーマットはないが、正しい人の選定をすることで会議をより有意義にできると思う。
また、そのように会議に出る人を教育していくことで戦略的な意見が飛び交うようになるのだと思う。
次回は意見をたくさん出す方法を書きます。

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